Préambule

HocheLégal est un organisme à but non lucratif dont la mission est d’offrir un accès à la justice aux citoyens et aux organismes communautaires situés dans l’Est de Montréal, notamment par le biais de cliniques juridiques gratuites, d’ateliers thématiques et d’un service de jumelage avec des juristes bénévoles.

Dans le cadre de ses activités, HocheLégal est amené à recueillir, utiliser, communiquer et conserver des renseignements personnels concernant les citoyens qui bénéficient de ses services, les juristes et les étudiants bénévoles, les organismes partenaires ainsi que les donateurs.

La présente Politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») a pour objet d’informer les personnes concernées de la manière dont HocheLégal traite leurs renseignements personnels, conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi »).

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez qu’ils soient traités conformément à la présente Politique.

1. Définitions

Aux fins de la présente Politique, les définitions suivantes s’appliquent :

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier (p. ex. : nom, adresse courriel, numéro de téléphone, situation juridique).

Renseignement sensible : un renseignement qui, de par sa nature ou en raison du contexte de son utilisation, suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée (p. ex. : situation juridique, statut d’immigration, revenus, état civil, situation d’emploi). Le consentement à l’utilisation de tels renseignements doit être manifesté de façon expresse.

Responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) : la personne désignée au sein de HocheLégal pour veiller au respect de la Loi et de la présente Politique. Ses coordonnées figurent à la section 11.

2. Collecte des renseignements personnels

HocheLégal limite la collecte des renseignements personnels à ceux qui sont nécessaires aux fins décrites dans la présente Politique. La collecte est effectuée directement auprès des personnes concernées, notamment par le biais des moyens indiqués à la section 3.

2.1 Citoyens — Usagers des cliniques juridiques et des ateliers

Dans le cadre de la prestation de ses services aux citoyens, HocheLégal peut notamment recueillir les renseignements personnels suivants :

Vos renseignements d’identification et coordonnées :

◦       Nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone, quartier de résidence

Des renseignements relatifs à votre situation juridique (renseignements sensibles) :

◦       Description du problème juridique, domaine de droit concerné, disponibilités

Certains renseignements spécifiques à la situation pour laquelle vous recourez à nos services, selon le domaine de droit :

◦       statut d’immigration, pays d’origine, date d’expiration du permis, état civil, date du mariage ou du début de la cohabitation, personnes à charge, situation d’emploi, état civil, modalités de pension alimentaire, statut syndical, titre d’emploi, situation d’emploi

Certains renseignements statistiques et sociodémographiques :

◦       Âge, genre, revenu annuel avant impôts, situation familiale, identité.

2.2 Juristes et étudiants bénévoles

Dans le cadre du recrutement et de la gestion des bénévoles, HocheLégal peut recueillir :

Renseignements d’identification et coordonnées : nom, prénom, adresse courriel, numéro de téléphone

Qualifications professionnelles : profession, champ d’expertise, langues parlées, statut étudiant ou professionnel

2.4 Donateurs

Lorsque vous effectuez un don ou vous inscrivez à notre infolettre, nous recueillons les renseignements fournis dans le formulaire. Ces renseignements incluent :

Nom et prénom

Adresse postale

Adresse courriel

Pays de résidence

Informations de paiement (traitées exclusivement par la plateforme Zeffy)

Les dons sont effectués via la plateforme sécurisée Zeffy. HocheLégal n’a pas accès à vos informations de carte de crédit ou aux détails de paiement. Certaines données (telles que le nom, le courriel et le montant du don) peuvent être exportées par HocheLégal depuis la plateforme Zeffy, notamment pour demeurer en contact avec vous et vous transmettre de futures communications en lien avec nos activités et efforts de financement. Zeffy possède sa propre politique de confidentialité régissant le traitement de vos renseignements de paiement.

3. Moyens de collecte

HocheLégal recueille les renseignements personnels par les moyens technologiques :

Formulaires en ligne : Google Forms (formulaires d’inscription aux cliniques et aux ateliers, formulaires de rétroaction, formulaires d’inscription des bénévoles, formulaire d’inscription à l’infolettre)

Communications électroniques : échanges par courriel (p. ex. : confirmations de rendez-vous, inscriptions, suivis de dossiers)

Communications téléphoniques : appels entrants et sortants liés aux inscriptions et aux consultations

Site Web : hochelegal.ca, incluant les liens vers les formulaires d’inscription via LinkTree

Réseaux sociaux : Facebook, Instagram, (redirection vers les formulaires et communications publiques)

Plateforme Zeffy : collecte des renseignements des donateurs lors du traitement des dons

4. Finalités de la collecte

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés exclusivement aux fins suivantes :

Prestation de services juridiques : ouverture d’un dossier, prise en charge de la demande de consultation, organisation logistique des cliniques et des ateliers

Jumelage : mise en relation des citoyens et des OBNL avec des juristes bénévoles qualifiés en fonction des besoins juridiques exprimés

Communications opérationnelles : envoi de confirmations de rendez-vous, rappels, informations relatives au service

Production de statistiques : compilation de données anonymisées pour les rapports annuels, les bilans d’activités et les demandes de subventions

Gestion des ressources humaines bénévoles : recrutement, organisation des horaires, évaluation de l’implication

Gestion des partenariats avec les OBNL : évaluation de l’admissibilité, jumelage ciblé, reddition de comptes

Réseautage et concertation locale

Don : recueil de données pour de futures communications auprès des anciens donateurs, dans le but de les renseigner (via l’infolettre) et de les re-solliciter pour des dons.

Infolettre : Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, nous recueillons les renseignements fournis dans le formulaire pour vous transmettre des informations pertinentes.

HocheLégal ne recueille pas de renseignements personnels à des fins commerciales et ne vend aucune donnée personnelle à des tiers.

5. Consentement

HocheLégal s’assure d’obtenir votre consentement de manière libre, éclairée et manifestée avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer vos renseignements personnels.

Pour les renseignements sensibles, tels que votre situation juridique, votre statut d’immigration, votre état civil, votre situation d’emploi ou vos revenus, votre consentement doit être manifesté de façon expresse, c’est-à-dire par un acte positif clair de votre part.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en communiquant avec le ou la Responsable de la protection des renseignements personnels (voir section 11). Toutefois, le retrait de votre consentement peut avoir pour effet de limiter ou d’empêcher HocheLégal de vous fournir certains services.

HocheLégal obtient un nouveau consentement lorsqu’il souhaite utiliser vos renseignements à une fin non prévue lors de leur collecte initiale.

6. Communication des renseignements personnels

L’accès à vos renseignements personnels est limité aux personnes et entités qui en ont réellement besoin dans le cadre de leurs fonctions ou de la prestation des services.

6.1 Accès interne

Au sein de HocheLégal, les renseignements personnels sont accessibles uniquement :

Aux employés responsables de la gestion des cliniques, du jumelage et de l’administration

Aux bénévoles étudiants impliqués dans la coordination et le suivi des activités, dans la mesure nécessaire à l’accomplissement de leurs tâches

6.2 Communication aux juristes bénévoles assignés

En requérant les services des cliniques juridiques de HocheLégal, vous acceptez que les renseignements personnels nécessaires au traitement de votre dossier soient transmis au ou à la juriste bénévole qui vous est attribué(e). Ce partage est indispensable pour :

L’analyse et le traitement de votre dossier juridique

La tenue de la consultation (présentielle ou téléphonique)

La prestation du service d’information ou de conseil juridique

Les renseignements transmis aux juristes bénévoles sont limités à ce qui est strictement nécessaire à la réalisation de la consultation. Les juristes sont liés par une Charte de bénévolat qui prévoit des obligations de confidentialité.

6.3 Fournisseurs de services technologiques

HocheLégal fait appel à des fournisseurs de services technologiques pour soutenir ses activités. Ces fournisseurs peuvent avoir accès à certaines données dans le cadre strict de leurs mandats :

Google (Google Forms, Google Drive, Google Sheets) : collecte, stockage et gestion des données. Les serveurs de Google peuvent être situés à l’extérieur du Québec

Zeffy : traitement des dons en ligne. HocheLégal n’a pas accès aux informations de paiement

WordPress : hébergement du site web hochelegal.ca

Chacun de ces fournisseurs est soumis à sa propre politique de confidentialité. HocheLégal s’assure, dans la mesure du possible, que ses fournisseurs offrent un niveau de protection adéquat des renseignements personnels qui leur sont confiés.

6.5 Autres communications

En dehors des cas prévus ci-dessus, HocheLégal ne communiquera vos renseignements personnels à des tiers qu’avec votre consentement préalable ou lorsque la loi le permet ou l’exige.

7. Conservation et sécurité

7.1 Lieu de conservation

Les renseignements personnels recueillis par HocheLégal sont principalement conservés sur support infonuagique.

7.2 Durée de conservation

HocheLégal conserve les renseignements personnels le temps nécessaire pour accomplir les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour respecter ses obligations légales, ainsi qu’une durée additionnelle de 7 ans, afin de d’assurer le respect de certaines exigences légales.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires aux fins prévues, HocheLégal les détruit, les supprime ou les anonymise de façon à empêcher toute identification.

7.3 Mesures de sécurité

HocheLégal met en œuvre des mesures de protection administratives et technologiques raisonnables pour protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation, communication ou destruction non autorisés. Ces mesures comprennent notamment :

Restriction de l’accès aux seules personnes dont les fonctions l’exigent

Utilisation de mots de passe sécurisés pour l’accès aux outils numériques

Encadrement des bénévoles par une entente de confidentialité et une Charte de bénévolat

8. Droits des personnes concernées

En vertu de la Loi, toute personne dont HocheLégal détient des renseignements personnels dispose des droits suivants :

Droit d’accès : Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que HocheLégal détient à votre sujet.

Droit de rectification : Vous pouvez demander la correction de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques.

Droit au retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements en tout temps, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles.

Droit à la cessation de diffusion et à la désindexation : Vous pouvez demander que HocheLégal cesse de diffuser un renseignement personnel vous concernant ou qu’un hyperlien rattaché à votre nom soit supprimé, lorsque les conditions légales applicables sont réunies.

Droit à la portabilité : Vous pouvez demander à recevoir, dans un format technologique structuré et couramment utilisé, les renseignements informatisables recueillis directement auprès de vous.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez adresser une demande écrite au ou à la Responsable de la protection des renseignements personnels de HocheLégal (voir section 11). HocheLégal traitera votre demande dans les délais prévus par la loi.

Veuillez noter que le refus de fournir certains renseignements personnels peut limiter ou empêcher HocheLégal de vous fournir les services demandés.

9. Incidents de confidentialité

HocheLégal prend toutes les mesures raisonnables pour prévenir les incidents de confidentialité. En cas d’incident impliquant des renseignements personnels (p. ex. : accès non autorisé, perte, vol ou divulgation de données), HocheLégal :

Consignera l’incident dans son registre des incidents de confidentialité

Avisera, avec diligence, la Commission d’accès à l’information (CAI) si l’incident présente un risque de préjudice sérieux

Informera les personnes concernées lorsque le risque de préjudice sérieux est avéré

Prendra les mesures correctives appropriées pour atténuer les conséquences de l’incident.

10. Modifications à la présente Politique

HocheLégal se réserve le droit de modifier la présente Politique en tout temps afin de refléter l’évolution de ses pratiques ou des exigences légales applicables. La version mise à jour sera publiée sur le site hochelegal.ca et entrera en vigueur dès sa publication. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance des mises à jour.

11. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi, la personne ayant la plus haute autorité au sein de HocheLégal assume, par défaut, la fonction de Responsable de la protection des renseignements personnels. Cette fonction a été attribuée à :

Président d’HocheLégal

Courriel : info@hochelegal.ca

Pour toute question relative à la présente Politique ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels, veuillez adresser une demande écrite à cette personne. HocheLégal s’engage à répondre à toute demande dans les délais prévus par la loi.